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Rarement un projet de construction se fait sans altération du programme initial décidé par le Maître d’Ouvrage lors des phases qui précèdent le lancement du chantier. Une opération de construction de taille moyenne connaît généralement une soixantaine de modifications et de travaux supplémentaires durant le cycle de construction. Zoom dans cet article sur le traitement des travaux modificatifs et supplémentaires en phase chantier.

Pourquoi le programme est modifié ?

Un Projet de Construction est un processus long, intense et complexe. Avant que le chantier ne démarre, des phases de programmation et d’études sont nécessaires pour bien définir l’objet du projet architectural en se basant sur les aspirations du Maître d’Ouvrage. Toutes les équipes de spécialistes vont travailler à bien ficeler le projet, en enchaînant divers diagnostics, des études de faisabilité et des études techniques. Cela donnera naissance aux différentes notices techniques et descriptives et autres cahiers des charges qui reflèteront avec exactitude ce qui sera commandé en termes de travaux, et comment ceux-ci devront être réalisés. Des montages juridiques et budgétaires délimiteront quant à eux les aspects administratifs et financiers de l’opération de construction.

Quand bien même tout est fait pour être dans l’anticipation et permettre une meilleure gestion du projet, il est difficile de prévoir l’évolution effective des travaux de construction. Beaucoup d’imprévus ponctuent la vie du chantier, souvent des aléas. Par ailleurs, les besoins originellement exprimés par le Maître d’Ouvrage peuvent aussi varier voire complètement se métamorphoser, au rythme d’exigences nouvelles et de stratégies changeantes.

C’est ainsi que le programme subit des modifications en phase réalisation des travaux pour améliorer ce qui avait été prévu en base ou apporter une réponse à une problématique technique ou financière rencontrée durant le chantier. De même, des suppléments sont proposés par les différentes parties prenantes pour pallier un oubli dans le programme initial ou tout simplement pour apporter des éléments nouveaux permettant l’optimisation du projet.

Un processus pour gérer ces travaux supplémentaires et modificatifs

Acter des travaux supplémentaires et modificatifs ne doit surtout pas se faire à la légère. Qu’ils apportent un changement au programme initial ou des suppléments, ces travaux auront toujours un impact sur la performance du projet de construction dans son ensemble : un impact financier, un impact sur le planning, ou les deux.

Sur les Projets de Construction, un processus permettant le suivi des modifications et des suppléments existe. Il s’agit du processus dit des Travaux Modificatifs et/ou Supplémentaires (TM / TS).

Un traitement efficace des demandes de modification et de travaux supplémentaires est primordial pour une meilleure visibilité en matière d’engagements financiers et de planification de la construction. Le processus doit permettre une évaluation précise des conséquences induites par ces nouveaux travaux facilitant ainsi une prise d’une décision réfléchie.

Le respect de ce processus permet généralement de réduire le risque de conflits en fin de chantier. En effet, la validation à chacune des étapes du processus de la tâche due par une partie prenante concernée va l’engager vis-à-vis des autres parties. Maîtrise d’Ouvrage, Maîtrise d’Œuvre, Conseils et Entreprises doivent chacun avoir le bon niveau de connaissance de ce qui est proposé, chiffré, accepté et validé. La circulation de l’information doit ainsi être fluide et surtout organisée.

La demande de modification ou de travaux supplémentaires

Les travaux supplémentaires et modificatifs démarrent toujours par une demande qui est formulée par une des parties prenantes en phase construction. Le Maître d’Ouvrage peut bien évidemment être à l’origine de cette demande, tout comme la Maîtrise d’Œuvre, le Contrôleur Technique et même les entreprises de construction. Les acquéreurs ou les futurs utilisateurs du bâtiment construit peuvent également formuler des demandes modifications ou de travaux supplémentaires. On parle alors de Travaux Modificatifs Acquéreurs (TMA).

→ En savoir plus sur les Travaux Modificatifs Acquéreurs (TMA) - à venir

Quelque soit l’origine de la demande, les travaux vont faire l’objet d’une estimation financière et de délai d’exécution par la Maîtrise d’Œuvre (MOE), formulés dans une proposition faite au Maître d’Ouvrage (MO). Cette proposition est formalisée dans une Fiche de Travaux Modificatifs ou Supplémentaires (FTM ou FTS)

La nouvelle Fiche de Travaux Modificatifs ou Supplémentaires ainsi initiée par la MOE, est soumise au Maître d’Ouvrage qui peut accepter ou refuser la demande. Pour se faire, il va se baser sur le Bilan Financier du projet et le Planning d’Exécution des Travaux. Il croisera dans des tableurs de type Microsoft® Excel les différentes données en sa possession et les estimations reçues de façon à avoir une bonne visibilité et pouvoir prendre la bonne décision. S’il a besoin de précisions ou d’informations complémentaires, le Maître d’Ouvrage communiquera directement avec sa Maîtrise d’Œuvre par téléphone ou par e-mail.

A partir du moment où la proposition de Travaux Supplémentaires ou Modificatifs est acceptée au stade “Estimation”, la Maîtrise d’Œuvre va pousser son étude économique et technique, mais surtout faire chiffrer les travaux par les entreprises concernées.

Le chiffrage des travaux modificatifs et supplémentaires

La Fiche de Travaux Modificatifs ou Supplémentaires préliminaire acceptée fait donc l’objet d’études complémentaires de la part de la Maîtrise d’Œuvre. Plans, analyses, précisions… sont apportés par les architectes et les ingénieurs du projet. Le Contrôleur Technique (CT), le Coordonnateur de Sécurité (CSPS), le Coordinateur SSI (CSSI) et autres AMO spécialisés peuvent également être sollicités pour donner un avis sur les travaux à engager.

La FTM est également envoyée aux entreprises que la Maîtrise d’Œuvre a indiqué comme nécessaires à la réalisation des travaux modificatifs ou supplémentaires. Une base de DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) peut être proposée aux entreprises, ainsi que les éventuelles études techniques menées par la MOE. Tous ces documents devraient permettre à chaque entreprise de chiffrer précisément sa prestation à venir et de fournir un devis qui sera analysé par la Maîtrise d’Œuvre dans le cadre du processus. En effet, cette dernière devra vérifier si les prix unitaires correspondent bien à ceux du Marché de l’entreprise, et si les travaux chiffrés correspondent bien à ceux délimités dans la FTM. La Maîtrise d’Œuvre devra également donner son avis - en tant que conseil - sur l’engagement ou non des travaux nouveaux sur base des études réalisés, des devis reçus, mais également et surtout vis-à-vis de l’avancement global du chantier.

Une fois tous les éléments collectés, la Fiche de Travaux Modificatifs est à nouveau envoyée au Maître d’Ouvrage qui va mener une nouvelle analyse. Les données sont alors rentrées dans différents tableurs (Suivi des FTM, Bilan Financier, Analyse des marchés des entreprises…) pour avoir des projections financières et de planning plus fines. Plusieurs échanges peuvent encore une fois avoir lieu entre la Maîtrise d’Œuvre et la Maîtrise d’Ouvrage, à l’écrit comme à l’oral, pour permettre au MO de confirmer son choix.

La validation de la réalisation des travaux supplémentaires et modificatifs

Prendre la bonne décision est crucial puisque l’engagement ou non des nouveaux travaux tant en termes budgétaires que sur le chantier aura un impact certain sur le projet dans son ensemble.

Le Maître d’Ouvrage est conseillé dans le cadre du processus par la Maîtrise d’Œuvre et ses différents prestataires. Mais c’est à lui que revient le dernier mot. Il peut abandonner la demande et les travaux ne seront donc pas exécutés; cependant, la non-réalisation des Travaux Modificatifs ou Supplémentaires de la FTM refusée pourrait engendrer d’autres travaux à un état d’avancement ultérieur - induits par des aléas de chantier par exemple - qui coûteraient probablement plus chers au projet que si la FTM avait été acceptée.

En validant les Travaux Supplémentaires ou Modificatifs, le Maître d’Ouvrage accepte le délai complémentaire éventuel dont il a eu connaissance dans la FTM, mais il s’engage surtout à payer à l’entreprise le prix des travaux commandés. Dans certains cas, il devra également payer le prix des études menées par la Maîtrise d’Œuvre.

L’engagement financier est formalisé dans un Ordre de Service (OS). Chaque entreprise concernée par des travaux supplémentaires ou modificatifs reçoit un OS. L’OS est une régularisation intermédiaire des nouveaux travaux en attendant la signature d’un Avenant au Marché de Travaux de l’entreprise. Mais surtout l’OS, comme son nom l’indique, fait état d’un ordre donné par le Maître d’Ouvrage à l’entreprise pour exécuter les travaux commandés dans les modalités de prix et de délai fixés dans le document. C’est pour cela que l’Ordre de Service a un numéro incrémental et une date d’émission, et est signé par l’entreprise et le Maître d’Ouvrage.

→ En savoir plus sur les Ordres de Service (OS) - à venir

Pour éviter les conflits, il est recommandé de ne commencer les travaux sur le chantier que lorsque l’OS est signé par tous. C’est lui qui vient clôturer le processus des Travaux Modificatifs et Supplémentaires et engage chacune des parties.

Ceci exposé, la bonne gestion et l’action rapide dans le cadre du processus des Travaux Modificatifs et Supplémentaires semble être cruciales. Le rythme du chantier ne doit pas être perturbé par le manque de réactivité sur des processus administratifs et financiers. Optimiser les flux du processus et notamment les échanges d’informations et de documents, l’exécution des tâches et leur état à chaque étape est donc primordial pour rester dans les clous des contraintes budgétaires et temporelles du projet.

État des lieux de la gestion actuelle des FTM

Aujourd’hui, une Fiche de Travaux Supplémentaires ou Modificatifs (FTM/S) est un document rempli par la Maîtrise d’Œuvre manuellement ou dans un logiciel de traitement de texte, type Microsoft® Word. Ce document va circuler entre tous les acteurs qui sont concernés autant par la prise de décision, que par l’étude et le chiffrage de la demande. La FTM/S sera tantôt imprimée et donnée au Maître d’Ouvrage pour validation en réunion de chantier, ou bien envoyée par e-mail au format PDF. Tous les échanges de FTM/S se font aujourd’hui soit oralement soit par e-mail, parfois même dans des courriels dont le sujet n’est en aucun cas lié aux travaux supplémentaires ou modificatifs. Autant dire que l’information est dispersée, certaines parties prenantes ne la recevant même pas, et le suivi des modifications n’est en aucun cas optimal. Il est compliqué d’opérer des analyses efficaces, l’usage des tableurs comme Excel ne facilitant pas la tâche pour des utilisateurs qui ne sont pas des experts de ce logiciel puissant mais compliqué à adapter à des besoins métier précis.

Impact d’un processus mal optimisé

L’impossibilité de suivre l’état de la FTM à chacune des étapes du processus, les relances incessantes d’une partie ou d’une autre, les données éparpillées, l’indisponibilité d’indicateurs pertinents pour la prise de décision… impactent fortement l’efficacité pour acter l’engagement ou non de travaux nouveaux. On rencontre trop souvent des retards et des oublis dans le traitement de Fiches de Travaux Modificatifs, ce qui mène indéniablement à des retards sur le chantier et à de fortes répercussions financières.

Quand on pense que le processus pour une seule Fiche de Travaux Supplémentaires ou Modificatifs peut prendre jusqu’à 6 semaines de traitement, que 7 fichiers Word et Excel sont continuellement édités et que 13 échanges d’e-mails sont opérés en moyenne, il est clair que la multiplication de ce processus par le nombre de modifications et suppléments requis est fortement consommateur de temps pour toutes les parties prenantes. Par ailleurs, les copier-collers récurrents entre les différents documents sont une source d’erreurs certaine qui a une forte répercussion sur les analyses et les indicateurs de prise de décision du Maître d’Ouvrage.

La gestion répétitive et chronophage du processus des Travaux Supplémentaires ou Modificatifs génère enfin une charge mentale continue qui affecte la productivité de tous les acteurs impliqués dans les tâches du processus. Cette charge affaiblit d’autant les capacités d’arbitrage et de prise de décisions qui doivent être faits dans les temps.

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Le travail manuel, le papier, l’utilisation de logiciels des suites bureautiques non-adaptés, le partage de documents par e-mail et par courrier classique, ainsi que les innombrables dossiers et notes papiers... ne peuvent permettre une gestion optimale des processus comme celui des Travaux Supplémentaires et Modificatifs. La digitalisation est un requis aujourd’hui et l’automatisation une nécessité pour qui veut accroître sa productivité et diminuer le risque d’erreurs.

fostr a été créé pour apporter une solution de digitalisation et d’automatisation pensée pour l’industrie de la construction immobilière et qui permet aux acteurs du BTP d’améliorer la performance de leurs projets de construction et leur efficacité dans la gestion et le pilotage d’opérations.

L’automatisation des processus administratifs et financiers opérée par fostr, comme celui des Travaux Supplémentaires et Modificatifs, apporte une centralisation de la donnée et des échanges qui permet une actualisation instantanée de tous les documents (sans erreurs de transcription !), un suivi en temps réel de l’avancement des tâches, mais surtout la mise à disposition d’indicateurs de prise de décision pertinents qui garantissent une vision claire et globale de l’état financier et de planning sur vos projets de construction. fostr alerte chaque partie prenante lorsque c’est le moment d’agir pour éviter les retards. fostr génère automatiquement les Ordres de Service (OS) et permet leur signature électronique pour un engagement plus rapide et une exécution sans délai des nouveaux travaux.

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