Lorsque des modifications à un projet en cours doivent s’opérer, le Maître d’Œuvre va soumettre au Maître d’Ouvrage une Fiche de Travaux Modificatifs (FTM). Avec la validation de la FTM à la fin du processus, un Ordre de Service (OS) est émis. Un OS adressé à une entreprise de construction opérant sur un projet décrit les travaux supplémentaires ou modificatifs commandés ainsi que les modalités d’exécution tant opérationnelles que financières. Théoriquement, et pour éviter tout conflit ultérieur, ce n’est qu’une fois un OS signé par l’entreprise puis par la Maîtrise d’Ouvrage que les travaux commandés peuvent démarrer. L’émission d’un Ordre de Service suppose donc un certain formalisme et une procédure particulière que nous vous expliquons dans cet article.
Il faut distinguer deux types de réglementation pour les Ordres de Service :
De manière générale, un Ordre de Service (OS) est un outil employé dans le cadre de l’exécution d’un contrat de construction. C’est un document écrit qui indique à une Entreprise de construction des décisions affectant l’exécution de travaux sur lesquels elle est engagée.
Un OS peut avoir différents objets :
Dans le cadre des Marchés Publics, depuis la loi Pacte de 2019, les prestations supplémentaires ou modificatives demandées à une Entreprise de construction font nécessairement l’objet d’une rémunération en contrepartie (art. L. 2194-3 Code de la Commande Publique).
Un Ordre de Service peut être émis par le Maître d’Ouvrage, un représentant de celui-ci, ou le Maître d’Œuvre. Cependant, si l’OS touche aux conditions d’exécution du marché, l’accord du Maître d’Ouvrage est obligatoire.
Un Ordre de Service (OS) doit adopter une forme spécifique :
Dans le cadre d’un processus de Fiche de Travaux Modificatifs ou Supplémentaires, un OS sera émis pour chaque lot impacté par des modifications du marché.
→ En savoir plus sur les Fiches de Travaux Modificatifs (FTM)
Une fois rédigé dans les formes appropriées, un OS est généralement transmis en deux exemplaires à l’entreprise de construction concernée. Il peut être envoyé par courrier recommandé ou remis en main propre contre récépissé. Un transfert par voie électronique est aussi envisageable, si la méthode utilisée permet de s’assurer de la bonne réception du document et de pouvoir l’horodater.
Une fois qu’elle a reçu un Ordre de Service, l’entreprise de construction dispose généralement d’un délai maximal de 15 jours pour réagir. Deux possibilités s’offrent à elle :
L’entreprise de construction a normalement l’obligation d’exécuter les Ordres de Service qui lui sont transmis. Un refus d’exécution l’expose à des pénalités voire à une résiliation du marché.
Un droit de refus est cependant accordé à l’entreprise de construction dans certains cas :
Dans le cadre d’un Marché Privé, un Ordre de Service adressé à l’entreprise de construction pour lui ordonner la réalisation de Travaux Modificatifs ou Supplémentaires devra ensuite être régularisé par un Avenant au Marché de Travaux initial. Pour les Marchés Publics, seules les modifications substantielles au Marché Initial nécessitent un Avenant au Marché.
→ En savoir plus sur les Avenants aux Marchés de Travaux (bientôt)
Sur un chantier, l’émission d’un Ordre de Service est un acte qui permet à la Maîtrise d’Ouvrage de transmettre ses décisions aux entreprises de construction dans le cadre de leur relation contractuelle en cours de travaux. C’est donc un acte relativement fréquent et assez répétitif dans la procédure d’exécution. Un Ordre de Service devra toujours respecter un certain formalisme et suivre un processus spécifique permettant son émission, afin qu’il soit valide.
La rédaction d’un OS est une tâche administrative chronophage. Elles est en plus particulièrement répétitive dans le cadre du processus des FTM où chaque modification peut impliquer l’émission de plusieurs OS. C’est pourquoi fostr génère automatiquement les Ordres de Service correspondant aux Fiches de Travaux Modificatifs traitées sur la plateforme. Une quantité importante de temps de travail est ainsi économisée et peut être consacrée à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et le risque d’erreurs dans la rédaction des OS est supprimé.
